（バスケットボールの）チームで、お金の管理が適切に行われていていますでしょうか？ 大雑把な管理であっても、収支に問題がなければよいと思います。
しかし、私が事務処理などを手伝っているチームでは、少し歪みがあります。金額的には大した問題ではないのかもしれませんが、それで片付けてはいけないと最近、強く感じています。
この記事では、持ち上がっている問題について説明し、どのような方針で解決しようとしてるかを述べます。
管理は「引き継ぎ可能でなければならない」
会社の歯車として働くとき、私は「従事している作業を引き継ぎ可能にすること」をいつも心掛けています。その狙いは次のようなものです。
- 作業がまとめられていることを表しているから
- 作業をまとめると、小さな問題が見えてくるから
- （その作業に飽きたら、他の仕事に移れるから）
チームの管理であっても、作業が明文化されていて、誰でも引き継げる状態にしておくことが、健全な運営だと考えています。
受益者負担は可能か？
チームのこれまでの歴史では、年会費みたいなものは集めずに、大会の都度、費用を参加者で割って集めていました。つまり、暗に「受益者負担」が行われていました。
しかし、無理があります。大会によっては、登録費／参加費を事前に支払います。これを管理する人が（一時的に）負担するのが正しいでしょうか？
また、（ドタキャンなどにより）参加者の見込みが減少すると、費用が集まりません。これを管理者が負担するのが正しいでしょうか？
その穴埋めを、別の大会／試合で徴収した費用で賄うのでしょうか？ これは「受益者負担」となっていない気がします。さらに、この面倒な穴埋め作業を管理者が行うのが正しいでしょうか？
管理者に小金があって、多少の手間を受け持つのなら構わない、と従来は思っていました。しかし、「引き継ぎ可能」の観点で考えると、NGに思えてきました。
どうするか？
完全な受益者負担は無理です。また、管理者が一時的にせよ、費用を肩代わりするのは間違っています。
すると、次のような感じになりそうですが、手間が掛かることが気に入らないです。
- （小額の）会費を集める
- 参加者から費用を集める
- 会計報告を行う
- 繰越金が生じる
ヘルプメンバーの参加費は誰が負担するのか？
試合の参加メンバーが足りなくて、ヘルプをお願いするときがあります。このとき、ヘルプにきていただいた皆さんから、参加費を取れませんよね？
チーム単位の参加費なら、費用の問題は生じませんが、参加者ごとに参加費が必要な場合には、チームで負担するのが適切な振る舞いだと考えています。
しかし、現実は・・・
わたし：先輩、先日のヘルプの皆さんの参加費、私が負担しているのですが・・・
パイセン：この間集めた（体幹使用料の）余剰金から補填してよ！
わたし：いやいや、あのチームとこのチームは違うじゃないですかー！
そんないい加減なことしてはダメですよー！
それに、あれは足りない分を補填するためにいただいたのに、困ります。
パイセン：じゃあ、集めていいよ！
パイセンが代表者なのに、この態度はなんだろう？ とても公開できない話です。今まででしたら、もう面倒なので、自腹を切って忘れる類いのことです。
参加費用が一人当たりいくらと定められていても、ヘルプを頼んだ時点で、不足することが明確です。
ヘルプのメンバーを集めるのは、出欠状況の確認をしながら行うので、とても面倒な作業です。面倒な作業をした上、費用負担もその人に課すのは間違っていると思います。引き継ぎ可能にする観点で考えても、間違っています。そんな作業、だれもしたくないでしょう？
どうするか？
こちらも同様になりますが、手間が掛かることが気に入らないです。
- （小額の）会費を集める
- 参加者から費用を集める
- 会計報告を行う
- 繰越金が生じる
口座を持つ？
お金を集めることの作業負担が、これほど面倒だとは思っていませんでした。
チームの口座を持ち、資金に余裕がある運用にすれば、少しだけ手間が楽になりそうです。しかし、個人からすれば、振り込みの作業が面倒に感じることでしょう。
誰でも引き継ぎ可能、かつ、誰でも引き受けてくれそうな作業にはできないのだろうか。
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