チーム運営の課題(16)費用の徴収と支払い

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(バスケットボールの)チームで、お金の管理が適切に行われていていますでしょうか? 大雑把な管理であっても、収支に問題がなければよいと思います。

しかし、私が事務処理などを手伝っているチームでは、少し歪みがあります。金額的には大した問題ではないのかもしれませんが、それで片付けてはいけないと最近、強く感じています。

この記事では、持ち上がっている問題について説明し、どのような方針で解決しようとしてるかを述べます。

管理は「引き継ぎ可能でなければならない」

会社の歯車として働くとき、私は「従事している作業を引き継ぎ可能にすること」をいつも心掛けています。その狙いは次のようなものです。

  • 作業がまとめられていることを表しているから
    • 作業をまとめると、小さな問題が見えてくるから
  • (その作業に飽きたら、他の仕事に移れるから)

チームの管理であっても、作業が明文化されていて、誰でも引き継げる状態にしておくことが、健全な運営だと考えています。

受益者負担は可能か?

チームのこれまでの歴史では、年会費みたいなものは集めずに、大会の都度、費用を参加者で割って集めていました。つまり、暗に「受益者負担」が行われていました。

しかし、無理があります。大会によっては、登録費/参加費を事前に支払います。これを管理する人が(一時的に)負担するのが正しいでしょうか?

また、(ドタキャンなどにより)参加者の見込みが減少すると、費用が集まりません。これを管理者が負担するのが正しいでしょうか?

その穴埋めを、別の大会/試合で徴収した費用で賄うのでしょうか? これは「受益者負担」となっていない気がします。さらに、この面倒な穴埋め作業を管理者が行うのが正しいでしょうか?

管理者に小金があって、多少の手間を受け持つのなら構わない、と従来は思っていました。しかし、「引き継ぎ可能」の観点で考えると、NGに思えてきました。

どうするか?

完全な受益者負担は無理です。また、管理者が一時的にせよ、費用を肩代わりするのは間違っています。

すると、次のような感じになりそうですが、手間が掛かることが気に入らないです。

  • (小額の)会費を集める
  • 参加者から費用を集める
  • 会計報告を行う
    • 繰越金が生じる

ヘルプメンバーの参加費は誰が負担するのか?

試合の参加メンバーが足りなくて、ヘルプをお願いするときがあります。このとき、ヘルプにきていただいた皆さんから、参加費を取れませんよね?

チーム単位の参加費なら、費用の問題は生じませんが、参加者ごとに参加費が必要な場合には、チームで負担するのが適切な振る舞いだと考えています。

しかし、現実は・・・

わたし:先輩、先日のヘルプの皆さんの参加費、私が負担しているのですが・・・
パイセン:この間集めた(体幹使用料の)余剰金から補填してよ!
わたし:いやいや、あのチームとこのチームは違うじゃないですかー!
    そんないい加減なことしてはダメですよー!
    それに、あれは足りない分を補填するためにいただいたのに、困ります。
パイセン:じゃあ、集めていいよ!

パイセンが代表者なのに、この態度はなんだろう? とても公開できない話です。今まででしたら、もう面倒なので、自腹を切って忘れる類いのことです。

参加費用が一人当たりいくらと定められていても、ヘルプを頼んだ時点で、不足することが明確です。

ヘルプのメンバーを集めるのは、出欠状況の確認をしながら行うので、とても面倒な作業です。面倒な作業をした上、費用負担もその人に課すのは間違っていると思います。引き継ぎ可能にする観点で考えても、間違っています。そんな作業、だれもしたくないでしょう?

どうするか?

こちらも同様になりますが、手間が掛かることが気に入らないです。

  • (小額の)会費を集める
  • 参加者から費用を集める
  • 会計報告を行う
    • 繰越金が生じる

口座を持つ?

お金を集めることの作業負担が、これほど面倒だとは思っていませんでした。

チームの口座を持ち、資金に余裕がある運用にすれば、少しだけ手間が楽になりそうです。しかし、個人からすれば、振り込みの作業が面倒に感じることでしょう。

誰でも引き継ぎ可能、かつ、誰でも引き受けてくれそうな作業にはできないのだろうか。

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